Siapa yang akhir2 tahun ini sibuk #StockOpname hehe. Hmm, yang belum bekerja, yang masih unyu ayo belajar bareng sini. Timing yg tepat! 🙂

 

1. Diantara byk masalah akuntansi persediaan, yg sering ditanyakan adl prosedur teknis penghitungan fisik persediaan alias #StockOpname wow!

 

2. Kalau masalah jurnal, penyajiannya dlm lapkeu termasuk penentuan metode nilai persediaan, Mimin yakin kalian udah belajar. #StockOpname

 

3. Yg jarang dibahas adl prosedur teknis #StockOpname itu sendiri, padahal menguasai hal ini adl sesuatu yang sangat vital loh. Nah loh. 🙂

 

4. “Lho, utk apa #StockOpname lg, akun persediaan kita udah pake sistem perpetual -setiap pergerakan barang langsung tercatat kok-” hadeeeh!

 

5. Tentu aja, Mimin gak nyalahin pendapat itu. Cm dlm hati berpikir: “beginilah kalau teori ditelan mentah-mentah”. Kasian ya. #StockOpname

 

6. Secara teoritis, sistem perpetual, setiap pergerakan barang sdh terekam dlm data transaksi di kartu stock &ledger inventory. #StockOpname

 

7. Ingat kan kalau ada pembelian bahan baku, dicatat dgn jurnal : Dr. Persediaan — Bahan Baku/Barang Jadi. Cr. Utang Dagang. #StockOpname

 

8. Lalu bahan baku dikeluarkan dr gudang (utk diolah di produksi) dicatat dgn jurnal : Dr. Barang Dalam Proses. Cr. Persediaan. #StockOpname

 

9. Selanjutnya BDP pindah ke barang jadi, dicatat dgn jurnal : Dr. Persediaan Barang Jadi. Cr. BDP — BB. Cr. BDP — BTKL. #StockOpname inget?

 

10. Barang laku terjual dicatat : Dr. Piutang Dagang. Cr. Penjualan. Dr. Harga Pokok Penjualan. Cr. Persediaan Barang Jadi. #StockOpname

 

11. Barang retur dr pelanggan dicatat : Dr. Penjualan Cr. Piutang Dagang Dr. Persediaan Barang Jadi Cr. Harga Pokok Penjualan #StockOpname

 

12. Nah untuk no 11 tadi, menurut ketentuan IFRS, barang persediaan retur dinilai dan diakui sebesar nilai wajarnya/pasarnya. #StockOpname

 

13. So, apa yg di bilang tadi emang betul; di atas kertas, semua pergerakan persediaan udah terekam, gak ada yg lewat. Tapi… #StockOpname

 

14. Ada tetapinya lho. Ada 4 kejadian (event) menyangkut barang persediaan yg lolos dr pencatatan sistem perpetual. #StockOpname wah wah..

 

15. a. Persediaan Scrap, sisa2 bahan baku yg ga bs kepake lg tapi ada nilainya, entah didaur ulang atau dijual kpd pihak lain. #StockOpname

 

16. Darimana bisa tahu berapa ada scrap inventory jika tidak melakukan penghitungan fisik (ditimbang/diukur/dihitung) ? #StockOpname hayoo!

 

17. b. Persediaan Kadaluarsa khususnya di perusahaan pengolahan makanan/minuman, potensi nilainya tinggi. #StockOpname hmm…

 

19. c. Persediaan Rusak Dalam Penyimpanan, khususnya barang yg bersifat tidak ‘fast-moving’, butuh waktu lama utk abis terjual. #StockOpname

 

20. Kemungkinan rusak dlm penyimpanan (apalagi yg gak tahan lembab, gak tahan suhu dingin, dll.) itu tergolong tinggi. #StockOpname naah..21. Intinye barang rusak dlm penyimpanan gak terekam di catatan sistem perpetual sampai dilakukan penghitungan fisik atau #StockOpname wow!

 

22. d. Persediaan Tercuri, kalo pengurangannya tercatat, ya namanya bukan barang tercuri. Jadi ini jg gak bisa diketahui (cont) #StockOpname

 

23. ..hanya dgn melihat kartu stock dan catatan dari sistem perpetual. Walau sedikit kalo bernilai tinggi sangat rentan dicuri. #StockOpname

 

24. Dari ke4 event itu rasanya Mimin udah gak perlu lg jelasin betapa vitalnya #StockOpname dalam proses akuntansi persediaan. Mikir dah ah!

 

25. Pasti ada yg mikir “Saya kan orang accounting, untuk apa pusing2 mikirin urusan #StockOpname, bukankah itu tugasnya orang gudang?”

 

26. Mengapa karyawan Akuntansi wajib bisa nanganin Penghitungan Fisik Persediaan alias #StockOpname? Nih lanjut baca baik2 ya Jagoan. 🙂

 

27. Bahwa yang bertanggungjawab atas kehilangan barang persediaan adalah warehouse manager dan anggota teamnya, IYA. Terus? #StockOpnam

 

28. Tanggungjawab atas kerusakan barang dan selisih antara kartu stock dgn ‘kenyataan fisik persediaan’ adl orang gudang? IYA. #StockOpname

 

29. Tetapi ORANG ACCOUNTING bertanggungjawab atas AKURASI LAPORAN KEUANGAN yg di dalamnya termasuk Harga Pokok Penjualan (cont) #StockOpname

 

30. ..dalam Laporan L/R yg di dalamnya ada penggunaan persediaan dan

Saldo akhir Persediaan di Lap. Posisi Keuangan (Neraca). #StockOpname

 

31. So pihak yg paling berkepentingan utk mastiin kartu stock dan buku persediaan mewakili kondisi yg sebenarnya adalah (cont) #StockOpname

 

32. …orang akuntansi bukan orang gudang. Terlebih-lebih auditor, mereka berkentingan utk tahu kondisi persediaan yg bener. #StockOpname

 

33. Pertanyaan selanjutnya : Kapan donk Min #StockOpname dilakukan? Gak ada ketentuan pasti kapan hal ini harus dilakukan. Tuh catet ya! 🙂

 

 

34. Secara teori yg dipelajari di buku2 itu #StockOpname dilakukan di akhir periode pelaporan setahun sekali. Tapi implementasinya? Nah loh.

 

35. Makin sering #StockOpname dilakukan makin bagus. *wow koprol dulu ah! Mengapa? Ada 2 tujuan strategis dari perhitungan fisik ini, catet!

 

36. Dari aspek akuntansi keuangan, penghitungan fisik persediaan dilakukan utk menjamin keakuratan isi laporan keuangan. #StockOpname catet!

 

37. Sehingga nilai aset khususnya persediaan tercermin di Neraca. Utk maksud ini, betul #StockOpname cm perlu dilakukan tiap akhirtaun buku.

 

38. Dari aspek akuntansi manajemen, perhitungan fisik persediaan dilakukan utk tujuan pengendalian biaya (cost control). #StockOpname catet!

 

39. Agar cost terkait dgn persediaan teralokasi dgn benar, sehingga harga jual per unit barang bisa dihitung secara akurat. #StockOpname

 

40. Nah! utk maksud ini, kalo #StockOpname cm dilakukan di akhir tahun, maka manajemen gak punya kesempatan utk melakukan upaya pencegahan!!

 

41. Tentu perusahaan harus mempertimbangkan ‘cost and benefit’-nya, bagaimanapun juga #StockOpname mengkonsumsi waktu dan tenaga, hehe. 🙂

 

42. Kalo Mimin melakukan #StockOpname menjelang tutup buku bulanan agar manajemen bs melihat kondisi barang persediaan (cont) #StockOpname

 

43. ..yang sesungguhnya setiap bulan termasuk analisa variance yg timbul di wilayah ini. Ya #StockOpname ini masuk kebijakan perusahaan. 🙂

 

44. Sekarang kita masuk ke bagaimana prosedur dijalankan, dalam implementasi pekerjaan yg sesungguhnya? Ayo yg mau #StockOpname simak!!! 🙂

 

45. Utk menghitung jumlah fisik persediaan kartu perdana di sebuah counter HP, tentu yg diperlukan cm diri sendiri. Tapi coba.. #StockOpname

 

46. Sekarang bayangin km Chief Accountant, sedang berdiri di pintu gudang barang persediaan berukuran 5000 meter persegi (cont) #StockOpname

 

47. ..dgn jenis item barang persediaan ratusan ribu yg tumpukan raknya hingga setinggi 10 meter. Apa yg akan km lakukan utk #StockOpname ???

 

48. Bukan pekerjaan yg mudah. Seorang auditor biasanya hny melakukan random count (penghitungan acak) sekedar utk menguji. #StockOpname

 

49. Tapi akuntan perusahaan hrs melakukan full-count, hitung satu-per-satu, tanpa boleh ada yg terlewatkan. What??? Capek Min! #StockOpname

 

50. Yg jelas kita gak bisa lakukan sendiri, harus ada TEAM. Team PENGHITUNG, Team TAG/STICKER dan Team INPUT DATA. Bagi2 tugas #StockOpname.

 

51. Team Penghitung terdiri dari beberapa orang yg akan melakukan #StockOpname tergantung seberapa besar volume persediaan dan luas gudang.

 

52. Tugasnya melakukan penghitungan &memasang tag/sticker pd barang yg tlah dihitung &menyerahkan copy tag/sticker ke team TAG. #StockOpname

 

53. Team TAG/Sticker terdiri dari beberapa orang yang khusus menangani TAG/sticker. team ini mendistribusikan tag/sticker dlm #StockOpname.

 

54. Setiap tag diserahkan kpd anggota team penghitung, dicatat pada spreadsheet. Pastikan tag yg kembali jg sama dg yg keluar. #StockOpname.

 

55. Team Input Data terbagi 2 kelompok. kelompok 1 bertugas membandingkan antara kode barang yg ada di spreadsheet dgn (cont) #StockOpname.

 

56. ..kode barang yg ada di atas masing2 tag. Setelah quantity dijumlah dgn benar, tag diserahkan ke kelompok 2.

#StockOpname

 

57. Kelompok 2 terdiri dr bbrp orang data entry yg memasukan angka2 quantity yg ada di atas tag kembali ke dalam spreadsheet. #StockOpname

 

58. Bagimana prosedur penghitungannya? Mimin biasa bagi mjd 3 fase dgn jadwal waktu yg berbeda yaitu Persiapan Tahap I, II dan #StockOpname.

 

59. Fase-1. Persiapan Tahap I waktunya seminggu menjelang proses #StockOpname. Pesan TAG yg sdh ada nomor serinya sejumlah jenis barangnya.

 

60. Jika buku persediaan ada dalam suatu sistem (software), review data barang persediaan. Cari barang yg tanpa kode, (cont) #StockOpname

 

61. ..beri keterangan “Perlu Kode” pd field keterangan. Lalu printout. Di atas kertas printout beri stabilo dgn warna mencolok. #StockOpname

 

62. Serahkan printout tsb ke Kepala Gudang, minta agar barang yg ada tanda “Perlu Kode” diisi kode secepatnya. #StockOpname lalu ngapain?

 

63. Minta orang gudang menata barang persediaan agar dipack dan ditempatkan di rak sesuai jenis dan urutan kodenya. #StockOpname terus?

 

64. Siapkan sticker yg berisi tulisan “Jangan Dihitung” utk nanti ditempelkan di barang yg tidak diikutsertakan dlm #StockOpname. Contohnya?

 

65. Barang persediaan yg nilainya sudah dihapus (written off), barang persediaan titipan dari pelanggan (consignment), (cont) #StockOpname

 

66. Peralatan/tempat penyimpanan barang, peralatan kerja, supplies kantor. Lalu buat Team dan tentukan waktu serta lokasi #StockOpname.

 

67. Fase-2 Persiapan Tahap II waktunya sehari menjelang #StockOpname dilaksanakan. Beritahu semua team dan undang Internal Auditor jika ada.

 

68. Beritahu Kepala Gudang agar barang masuk mulai besok pagi-pagi harus dipisahkan dan diberi sticker “Jangan Dihitung”. #StockOpname

 

69. Beritahukan Kepala Gudang cc: Manager Marketing bahwa pengiriman barang dari gudang, tidak diperbolehkan selama proses #StockOpname.

 

70. Beritahu Kepala Gudang menginput semua transaksi persediaan per hari ini ke dalam sistem tanpa ada yang ketinggalan. #StockOpname

 

71. Karena kita Accounting akan printout data persediaan di akhir jam kerja hari ini. Setelah itu komputer gudang akan disegel. #StockOpname

 

72. Beritahu Kepala Gudang bahwa transaksi persediaan hanya boleh dilakukan paling lambat pukul 5 sore. Lalu masuk tahap akhir #StockOpname.

 

73. Fase 3 Perhitungan Fisik atau #StockOpname waktunya pagi hari. Periksa &pastikan semua transaksi persediaan kemarin sdh masuk ke sistem.

 

74. Kumpulkan semua team penghitung untuk di briefing. Berikan instruksi #StockOpname. Jika gudangnya cukup luas, perlu peta gudang.

 

75. Khusus utk menghitung barang yg ada di rak bagian atas, pastinya perlu forklift, tugaskan orang2 yg sudah berpengalaman. #StockOpname

 

76. Ketua team penghitung mengawasi jalannya #StockOpname. Jika ada anggota yg udah selesai di satu rak tugaskan utk segera ke rak lain.

 

77. Jika menemukan barang rusak/kadaluarsa, sisihkan barang tsb utk diletakkan di rak khusus dan isi tag dgn “Rusak/Kadaluarsa” #StockOpname

 

78. Serahkan tag kpd ketua team TAG. Selanjutnya ketua ini membagikan tag kpd masing2 anggota team penghitung utk diisi saat #StockOpname.

 

79. Utk setiap blok rak yg selesai dihitung, petugas penghitung mengembalikan tag yg telah diisi data #StockOpname kpd team tag utk di cek.

 

80. Kelompok 1 team input menjumlahkan setiap angka yg ada di tag terisi. Satu tag berisi satu total quantity dgn kode barang. #StockOpname

 

81. Kelompok 2 team input memasukan angka yg ada di masing2 tag ke dalam komputer (spreadsheet). Tag yg rusak/kadaluarsa (cont) #StockOpname

 

82. ..di isi keterangan yg sama saat meng-input ke dalam komputer. Kalo udah diinput semua kemudian disortir per kode barang. #StockOpname

 

83. Hasilnya bandingkan dgn data asli di sistem. Jika ada variance (perbedaan), maka bicarakan dgn ketua team penghitung. #StockOpname

 

84. Di akhir proses akan terlihat apakah data persediaan di sistem sama atau tidak dgn data hasil #StockOpname. Jika stelah dilakukan (cont)

 

85. ..penghitungan ulang variance masih tetap ada, itu artinya ada barang hilang atau data persediaan selama ini tidak akurat. #StockOpname

 

86. Data variance akhir (stelah dilakukan perhitungan ulang), barang rusak &kadaluarsa, diserahkan ke Kepala Gudang utk di ttd. #StockOpname

 

87. Serahkan semua data #StockOpname ke Controller utk minta approval dan instruksi lebih lanjut mengenai variance, barang rusak/kadaluarsa.

 

88. Apakah dibuatkan inventory adjustment? Apakah barang rusak dan kedaluarsa di write-off? Atasan yg harus memutuskan hal itu. #StockOpname

 

89. Demikianlah tweeps, penjelasan gamblang dari Mimin yg pernah berpengalaman waktu di KAP jadi Observer #StockOpname di perusahaan dagang.

 

90. Foto waktu Mimin #StockOpname semen dikantor sekarang. Beda, case khusus nih! *selesai http://t.co/JqEyqwQl