Digitalisasi Proses Order Pembelian dan Invoicing
Halo!! Selamat Malam Sobat Gogo! Apa kabarnya ? Semoga semakin baik setiap harinya dengan Kultweet Gogo ya Sob. Beberapa minggu yang lalu, kita sudah membahas mengenai Artificial Intelligence yang digembar-gemborkan dapat menggantikan peran Akuntan. Minggu sebelumnya, kita membahas mengenai #DeepLearninginAuditing, dan bagaimana penggunaan Deep Learning bisa meningkatkan kualitas Audit. Pada kesempatan ini, sedikit berhubungan dari topik-topik sebelumnya yang membahasi mengenai bagaimana Teknologi mempengaruhi dunia Akuntansi, sekarang kita akan membahas suatu artikel yang lebih praktikal mengenai bagaimana cara untuk Mengurangi Ketidakpastian Biaya Transaksional dengan Digitalisasi Proses Order Pembelian dan invoicing dan bagaimana hal tersebut dapat memberikan dampak positif pada bisnis. Menarik sekali ya Sob… Artikel tersebut dibuat oleh Ian Smith, Finance Director and General Manager of Invu. Invu merupakan organisasi penyedia jasa software independen.
Sebelumnya, apakah Sobat sudah mengetahui tentang apa itu Transactional Cost ? Terdapat banyak pengertian dari Transactional Cost dari berbagai bidang ilmu masing-masing, namun secara umum kita bisa mengambil pengertian umum bahwa Transactional Cost adalah seluruh biaya yang berkaitan dengan pengaturan operasi dari suatu perusahaan Sob. Ditengah ketidakpastian yang sekarang ini melanda, sebut saja Brexit yang terjadi 2016 lalu, juga terpilih Presiden Donald Trump yang menjadi polemik, Ancaman Perang Nuklir di Korea Utara, Refrendum Kemerdekaan Barcelona di Spanyol, ketidakstabilan di Timur Tengah bahkan di Indonesia sendiri, semuanya memicu ketidakpastian, di dalam dunia yang penuh dengan ketidakpastian, kebutuhan atas informasi real time atas Pernjanjian Keuangan, yang dibuat oleh bisnis menjadi sangat penting dan sangat dibutuhkan. #DigitalisasiPOP&I
Dalam riset independen yang memfokuskan pada pembuat keputusan keuangan dalam medium sized business dengan jumlah pegawai 50 hingga 250 pegawai, mengungkapkan bahwa visibilitas, efisiensi dan pengendalian masih menjadi hal yang sulit bagi departemen-departemen keuangan dalam suatu perusahaan. Meskipun usaha untuk menerapkan pengendalian yang lebih kuat terhadap order pembelian terus dilakukan, Chief Financial Officer (CFO) and Finance Department masih kekurangan pengetahuan atas visibilitas keuangan yang real time, sehingga menghambat pengendalian operasi dari perusahaan tersebut. Selain itu, yang semakin memperparah keadaan ini yaitu dengan penggunaan system pemrosesan yang “Ketinggalan Zaman”. Berdasarkan survey, hampir setengah, tepatnya 47 % dari jumlah Perusahaan ukuran medium di Inggris masih mendasarkan proses bisnisnya pada Microsoft Office (Word dan Excel) yaitu 25 %, proses manual berbasis kertas 14%, atau kombinasi dari keduanya yaitu 8% dalam mengatur proses order pembelian, juga sekitar 45 % bisnis tersebut masih menggunakan proses manual terhadap pengendalian Hutang Usaha mereka. Proses-proses manual yang kurang up-to date diatas menyebabkan proses bisnis menjadi lambat, dan tidak memberikan informasi yang komprehensif bagi pembuat keputusan. Penelitian tersebut juga mengungkapkan bahwa hampir setengah, tepatnya 44% perusahaan ukuran sedang di Inggris, harus menunda produksinya diakibatkan oleh lambatnya pemrosesan atas tagihan supplier. #DigitalisasiPOP&I
Salah satu langkah besar untuk meningkatkan visibilitas dan pengendalian atas operasi perusahaan yaitu dengan mengubah proses manual menjadi digital. Dokumen digital bisa dibagikan dan dapat dengan mudah dilacak apabila terdapat kesalahan. Kemudahan dokumen digital untuk dilacak, diketahui keberadaannya, dan siapa yang harus melanjutkan pengerjaan atas dokumen tersebut, dapat secara signifikan meningkatkan visibilitas dan pengendalian. Sebuah system pemrosesan order pembelian dan tagihan supplier yang ramah pengguna, dapat membantu bisnis untuk mengurangi ketidakpastian transaksional. Sehingga hal tersebut juga harus menjadi perhatian dari para CFO dan Manajer Keuangan untuk meningkatkan efisiensi dari proses bisnis yang sudah ada. Digitalisasi dalam pemrosesan Invoice dari supplier memungkinkan kita untuk mengetahui liabilitas secara real time, dan membuat kita bisa mengatur kapan untuk melunasinya, membuat bagian keuangan menjadi lebih leluasa untuk mengatur agenda pembayaran, bukannya untuk baru dipersiapkan dananya ketika terdapat penagihan dari supplier. Hal tersebut secara signifikan mengurangi ketidakpastian transaksional. Hal tersebut juga lebih memperdayakan karyawan keuangan, yang tidak hanya meng-entri data, tetapi juga dilibatkan ke fungsi review dan pengendalian.
Perubahan dalam proses keuangan merupakan suatu evolusi yang panjang, namun merupakan hal yang penting terutama bagi CFO yang berkeinginan untuk mengurangi ketidakpastian transaksional. Sekian sharing pengetahuan mengenai Digitalisasi Proses Order Pembelian dan Invoincing ini ya Sob, Semoga pengetahuan ini bermanfaat dan jangan lupa tetap semangat untuk mengembangkan diri ya Sob. Dan Keep Learning, Sharing, and Inspiring ! #DigitalisasiPOP&I
Komentar Terbaru