oleh Admin | Agu 8, 2013 | Direktorat Pendidikan dan Pelatihan
1. Eng ing eng.. Selamat sore Jagoan. Hari ini hari terakhir di tahun 2012, Mimin mau bahas tips mempercepat proses #closing ah pas kan? 🙂
2. Saat baca judul bahasan ini, mungkin kalian berpikir: “Mana mungkin? Emang ada cara mempercepat proses #closing akuntansi?” hehe
3. Yups, proses #closing, meskipun sudah rutin dilakukan, tetap saja menjadi momok yang memusingkan bagi sebagain besar pegawai akuntansi.
4. Jangankan pemula, mereka yang sudah seniorpun masih saja keteteran ketika menghadapi proses #closing di akhir periode akuntansi.
5. Menjelang akhir bulan/tahun, lampu2 di kantor msh menyala sampe larut malam. Sedang apa di dalam? Yups lembur utk menyelesaikan #closing.
6. Pulang malam, uring2an, wajah ditekuk karena stress menghadapi proses #closing. Mimin sekali-waktu masih mengalami hingga saat ini. :’)
7. Setidaknya harus ada di kantor untuk memastikan bahwa proses #closing berjalan lancar, sekaligus menjadi pemandu sorak, memberi semangat!
8. Tentu, pilihannya tidak selalu harus lembur, #closing bisa ditunda, tetapi apa akibatnya? Manajemen terlambat menerima laporan keuangan.
9. Dari beberapa klien yg pernah Mimin tangani, laporan keuangan perusahaan biasanya baru siap stelah tgl 7 bulan berikutnya. #closing payah
10. Apakah itu masalah? Masalah atau tidaknya, tergantung pada budaya manajemen perusahaan masing2. Bagi Mimin itu sudah terlambat. #closing
11. Laporan keuangan mestinya sudah harus diserahkan ke manajemen satu atau dua hari setelah akhir bulan. Nah loh siap gak? #closing
12. Nah adakah cara utk mempercepat proses #closing sehingga tidak perlu dilanda stress setiap akhir bulan/tahun? Simak penjelasan berikut.
13. Pertama, lakukan Ledger Review secara rutin. Pemeriksaan/review terhadap buku besar adalah proses yg paling byk menyita waktu #closing.
14. Review terhadap buku besar (ledger) itu untuk memastikan semua input jurnal sudah benar, akurat dan masuk ke akun yg sesuai. #closing
15. Puluhan akun buku besar yg setiap akunnya mungkin mengandung ratusan bahkan ribuan baris transaksi hrs diperiksa satu persatu. #closing
16. Belum lg jika ditemukan kesalahan, perlu jurnal penyesuaian atau reklasifikasi. Proses ini aja gak bs selesai satu hari penuh. #closing
17. Jika biasanya melakukan review setiap menjelang #closing, hentikan kebiasaan itu. Sebagai gantinya, lakukan review setiap hari. Siap!
18. Yg paling berbahaya adalah menyepelekan masalah : “ah lewatin saja dahulu, toh nonti akhir bulan direview”. Itu bukan Jagoan! #closing
19. Lakukan adjustment/reklasifikasi begitu masalah ditemukan. Tetapkan mindset : Gak ada review lg di akhir bulan hrs sekarang! #closing
20. Kedua, lakukan Rekonsiliasi Kas setiap hari/minggu. Sering rekening koran baru diterima beberapa hari setelah akhir bulan. #closing
21. Jika saat di bangku kuliah diajari cara membuat rekonsiliasi bank itu membandingkan rekening koran dgn buku perusahaan, (cont) #closing
22. ..dalam pekerjaan yg sesungguhnya kita tidak harus menunggu hingga rekening koran diterbitkan oleh bank. Nah baru pada tau ya?! #closing
23. Sbg gantinya, lakukan rekonsiliasi kas setiap hari. Utk kas kecil bs lakukan tanpa masalah. Utk kas bank perlu subscribe (cont) #closing
24. ..mengajukan aplikasi layanan bank yg bs buka bank statement via akses internet, sehingga bs melihat rincian transaksi harian. #closing
25. Jika sudah bs melihat transaksi harian di rekening bank, lakukan prosedur rekonsiliasi setiap hari. Jika tidak ada staf (cont) #closing
26. …khusus yg menangani secara penuh. Pastikan bahwa setiap kas masuk dan keluar baik via transfer maupun check sudah akurat. #closing
27. Ya separah-parahnya minimal kita perlu melakukan prosedur rekonsilasi penuh setiap minggu. Siapkah Jagoan? #closing 🙂
28. Jika sudah lakukan setiap hari/minggu, di akhir bulan tinggal memeriksa dan merekonsiliasi transaksi hari itu aja. Hemat waktu #closing.
29. Ketiga, buat Prosedur Kapitalisasi yang jelas dan pasti. Pembebanan penyusutan aktiva tetap ini juga yg banyak makan waktu #closing.
30. Pastikan pembelian aktiva tetap utk periode tsb udah masuk dlm daftar aktiva tetap yg akan disusutkan, jangan sampe ketingalan. #closing
31. Paling sering terjadi adl adanya pembelian peralatan yg mestinya masuk aktiva tetap tetapi dimasukan ke biaya atau sebaliknya. #closing
32. Sering juga ada pengeluaran sehubungan dgn aktiva tetap yg mestinya dikapitalisasi tetapi dimasukan ke biaya atau sebaliknya. #closing
33. Mengapa itu sering terjadi? Karena tidak ada prosedur kapitalisasi yg menyebutkan berapa batas minimal yg harus dikapitalisasi. #closing
34. Keempat, buat Prosedur Prepaid yg jelas dan pasti. Mirip dgn kapitalisasi untuk aktiva tetap adl akun “Biaya Dibayar Dimuka”. #closing
35. Pengeluaran yg bagaimana masuk ke akun prepaid? Pengeluaran/pembelian yg terlalu kecil untuk dimasukan sbg aktiva tetap, (cont) #closing
36. …sementara barangnya dipakai utk jangka waktu yg cukup lama (2 s.d. 11 bulan). Misal seragam pegawai. Tidak mungkin sbg aset. #closing
37. Tetapi juga tidak pas jika dibebankan sekaligus karena seragam dipakai dalam jangka waktu yg cukup lama. Lalu dimasukan kemana? #closing
38. Ke akun prepaid utk dibebankan secara bertahap setiap bulan. Perlakuan prepaid mirip dgn aktiva tetap tetapi (cont) #closing
39. …biayanya tidak disebut penyusutan melainkan biaya sesuai dgn jenis pengeluarannya. Misalnya : biaya seragam pegawai. #closing
40. Agar kita yg input data tidak ragu2, apakah suatu pengeluaran dimasukan ke prepaid atau dibebankan langsung di periode tsb. #closing
41. Maka diperlukan prosedur prepaid yg jelas yg menyebutkan: pengeluaran apa saja dan berapa nilai minimal yg harus masuk prepaid. #closing
42. Kelima, Akrualkan Biaya/Beban yg belum diketahui sampe menjelang tutup buku. Ada tipikal beban yg mjd ‘batu-sandungan’ ketika #closing.
43. Terutama sekali “Biaya Listrik” dan “Biaya Telepon” yg nilai tagihan persisnya baru bs diketahui setelah lewat tengah bulan. #closing
44. Menunggu angka pasti adalah tidak mungkin sementara pengakuan yg mundur satu bulan juga tidak dibenarkan. Solusinya? hmmm #closing
45. Diakrualkan. Gunakan angka estimasi dgn merujuk pada rata-rata biaya yg sama di periode-peroiode sebelumnya. Cerdas bukan?! #closing.
46. Utk setiap akrual yg dibuat, sdh pasti angkanya blm akurat, namanya jg estimasi. Tetapi nanti bs diperbaiki jika sdh tau pasti. #closing
47. Keenam, bersikap Tegas terhadap setiap kesalahan. Tips no 1-5 akan mjd sia-sia jika kesalahan msh terus terjadi. Sepakat? #closing
48. Tekankan betapa pentingnya utk mengerjakan sesuatu dgn benar sejak di awal, betapa tidak efektifnya pekerjaan merevisi. Tegas! #closing
49. Jika keenam tips ini dilakukan dgn sungguh-sungguh, disiplin dan konsisten, Mimin yakin siapapun bisa mempercepat proses #closing. 🙂
50. Demikian kultwit tips mempercepat prosedur proses #closing. Ayo kita terapkan, smoga bermanfaat. Selamat tahun baru 2013. *muhasabah :’)
oleh Admin | Agu 4, 2013 | Akuntansi Keuangan, Akuntansi Manajemen, Artikel, Direktorat Pendidikan dan Pelatihan
Siapa yang akhir2 tahun ini sibuk #StockOpname hehe. Hmm, yang belum bekerja, yang masih unyu ayo belajar bareng sini. Timing yg tepat! 🙂
1. Diantara byk masalah akuntansi persediaan, yg sering ditanyakan adl prosedur teknis penghitungan fisik persediaan alias #StockOpname wow!
2. Kalau masalah jurnal, penyajiannya dlm lapkeu termasuk penentuan metode nilai persediaan, Mimin yakin kalian udah belajar. #StockOpname
3. Yg jarang dibahas adl prosedur teknis #StockOpname itu sendiri, padahal menguasai hal ini adl sesuatu yang sangat vital loh. Nah loh. 🙂
4. “Lho, utk apa #StockOpname lg, akun persediaan kita udah pake sistem perpetual -setiap pergerakan barang langsung tercatat kok-” hadeeeh!
5. Tentu aja, Mimin gak nyalahin pendapat itu. Cm dlm hati berpikir: “beginilah kalau teori ditelan mentah-mentah”. Kasian ya. #StockOpname
6. Secara teoritis, sistem perpetual, setiap pergerakan barang sdh terekam dlm data transaksi di kartu stock &ledger inventory. #StockOpname
7. Ingat kan kalau ada pembelian bahan baku, dicatat dgn jurnal : Dr. Persediaan — Bahan Baku/Barang Jadi. Cr. Utang Dagang. #StockOpname
8. Lalu bahan baku dikeluarkan dr gudang (utk diolah di produksi) dicatat dgn jurnal : Dr. Barang Dalam Proses. Cr. Persediaan. #StockOpname
9. Selanjutnya BDP pindah ke barang jadi, dicatat dgn jurnal : Dr. Persediaan Barang Jadi. Cr. BDP — BB. Cr. BDP — BTKL. #StockOpname inget?
10. Barang laku terjual dicatat : Dr. Piutang Dagang. Cr. Penjualan. Dr. Harga Pokok Penjualan. Cr. Persediaan Barang Jadi. #StockOpname
11. Barang retur dr pelanggan dicatat : Dr. Penjualan Cr. Piutang Dagang Dr. Persediaan Barang Jadi Cr. Harga Pokok Penjualan #StockOpname
12. Nah untuk no 11 tadi, menurut ketentuan IFRS, barang persediaan retur dinilai dan diakui sebesar nilai wajarnya/pasarnya. #StockOpname
13. So, apa yg di bilang tadi emang betul; di atas kertas, semua pergerakan persediaan udah terekam, gak ada yg lewat. Tapi… #StockOpname
14. Ada tetapinya lho. Ada 4 kejadian (event) menyangkut barang persediaan yg lolos dr pencatatan sistem perpetual. #StockOpname wah wah..
15. a. Persediaan Scrap, sisa2 bahan baku yg ga bs kepake lg tapi ada nilainya, entah didaur ulang atau dijual kpd pihak lain. #StockOpname
16. Darimana bisa tahu berapa ada scrap inventory jika tidak melakukan penghitungan fisik (ditimbang/diukur/dihitung) ? #StockOpname hayoo!
17. b. Persediaan Kadaluarsa khususnya di perusahaan pengolahan makanan/minuman, potensi nilainya tinggi. #StockOpname hmm…
19. c. Persediaan Rusak Dalam Penyimpanan, khususnya barang yg bersifat tidak ‘fast-moving’, butuh waktu lama utk abis terjual. #StockOpname
20. Kemungkinan rusak dlm penyimpanan (apalagi yg gak tahan lembab, gak tahan suhu dingin, dll.) itu tergolong tinggi. #StockOpname naah..21. Intinye barang rusak dlm penyimpanan gak terekam di catatan sistem perpetual sampai dilakukan penghitungan fisik atau #StockOpname wow!
22. d. Persediaan Tercuri, kalo pengurangannya tercatat, ya namanya bukan barang tercuri. Jadi ini jg gak bisa diketahui (cont) #StockOpname
23. ..hanya dgn melihat kartu stock dan catatan dari sistem perpetual. Walau sedikit kalo bernilai tinggi sangat rentan dicuri. #StockOpname
24. Dari ke4 event itu rasanya Mimin udah gak perlu lg jelasin betapa vitalnya #StockOpname dalam proses akuntansi persediaan. Mikir dah ah!
25. Pasti ada yg mikir “Saya kan orang accounting, untuk apa pusing2 mikirin urusan #StockOpname, bukankah itu tugasnya orang gudang?”
26. Mengapa karyawan Akuntansi wajib bisa nanganin Penghitungan Fisik Persediaan alias #StockOpname? Nih lanjut baca baik2 ya Jagoan. 🙂
27. Bahwa yang bertanggungjawab atas kehilangan barang persediaan adalah warehouse manager dan anggota teamnya, IYA. Terus? #StockOpnam
28. Tanggungjawab atas kerusakan barang dan selisih antara kartu stock dgn ‘kenyataan fisik persediaan’ adl orang gudang? IYA. #StockOpname
29. Tetapi ORANG ACCOUNTING bertanggungjawab atas AKURASI LAPORAN KEUANGAN yg di dalamnya termasuk Harga Pokok Penjualan (cont) #StockOpname
30. ..dalam Laporan L/R yg di dalamnya ada penggunaan persediaan dan
Saldo akhir Persediaan di Lap. Posisi Keuangan (Neraca). #StockOpname
31. So pihak yg paling berkepentingan utk mastiin kartu stock dan buku persediaan mewakili kondisi yg sebenarnya adalah (cont) #StockOpname
32. …orang akuntansi bukan orang gudang. Terlebih-lebih auditor, mereka berkentingan utk tahu kondisi persediaan yg bener. #StockOpname
33. Pertanyaan selanjutnya : Kapan donk Min #StockOpname dilakukan? Gak ada ketentuan pasti kapan hal ini harus dilakukan. Tuh catet ya! 🙂
34. Secara teori yg dipelajari di buku2 itu #StockOpname dilakukan di akhir periode pelaporan setahun sekali. Tapi implementasinya? Nah loh.
35. Makin sering #StockOpname dilakukan makin bagus. *wow koprol dulu ah! Mengapa? Ada 2 tujuan strategis dari perhitungan fisik ini, catet!
36. Dari aspek akuntansi keuangan, penghitungan fisik persediaan dilakukan utk menjamin keakuratan isi laporan keuangan. #StockOpname catet!
37. Sehingga nilai aset khususnya persediaan tercermin di Neraca. Utk maksud ini, betul #StockOpname cm perlu dilakukan tiap akhirtaun buku.
38. Dari aspek akuntansi manajemen, perhitungan fisik persediaan dilakukan utk tujuan pengendalian biaya (cost control). #StockOpname catet!
39. Agar cost terkait dgn persediaan teralokasi dgn benar, sehingga harga jual per unit barang bisa dihitung secara akurat. #StockOpname
40. Nah! utk maksud ini, kalo #StockOpname cm dilakukan di akhir tahun, maka manajemen gak punya kesempatan utk melakukan upaya pencegahan!!
41. Tentu perusahaan harus mempertimbangkan ‘cost and benefit’-nya, bagaimanapun juga #StockOpname mengkonsumsi waktu dan tenaga, hehe. 🙂
42. Kalo Mimin melakukan #StockOpname menjelang tutup buku bulanan agar manajemen bs melihat kondisi barang persediaan (cont) #StockOpname
43. ..yang sesungguhnya setiap bulan termasuk analisa variance yg timbul di wilayah ini. Ya #StockOpname ini masuk kebijakan perusahaan. 🙂
44. Sekarang kita masuk ke bagaimana prosedur dijalankan, dalam implementasi pekerjaan yg sesungguhnya? Ayo yg mau #StockOpname simak!!! 🙂
45. Utk menghitung jumlah fisik persediaan kartu perdana di sebuah counter HP, tentu yg diperlukan cm diri sendiri. Tapi coba.. #StockOpname
46. Sekarang bayangin km Chief Accountant, sedang berdiri di pintu gudang barang persediaan berukuran 5000 meter persegi (cont) #StockOpname
47. ..dgn jenis item barang persediaan ratusan ribu yg tumpukan raknya hingga setinggi 10 meter. Apa yg akan km lakukan utk #StockOpname ???
48. Bukan pekerjaan yg mudah. Seorang auditor biasanya hny melakukan random count (penghitungan acak) sekedar utk menguji. #StockOpname
49. Tapi akuntan perusahaan hrs melakukan full-count, hitung satu-per-satu, tanpa boleh ada yg terlewatkan. What??? Capek Min! #StockOpname
50. Yg jelas kita gak bisa lakukan sendiri, harus ada TEAM. Team PENGHITUNG, Team TAG/STICKER dan Team INPUT DATA. Bagi2 tugas #StockOpname.
51. Team Penghitung terdiri dari beberapa orang yg akan melakukan #StockOpname tergantung seberapa besar volume persediaan dan luas gudang.
52. Tugasnya melakukan penghitungan &memasang tag/sticker pd barang yg tlah dihitung &menyerahkan copy tag/sticker ke team TAG. #StockOpname
53. Team TAG/Sticker terdiri dari beberapa orang yang khusus menangani TAG/sticker. team ini mendistribusikan tag/sticker dlm #StockOpname.
54. Setiap tag diserahkan kpd anggota team penghitung, dicatat pada spreadsheet. Pastikan tag yg kembali jg sama dg yg keluar. #StockOpname.
55. Team Input Data terbagi 2 kelompok. kelompok 1 bertugas membandingkan antara kode barang yg ada di spreadsheet dgn (cont) #StockOpname.
56. ..kode barang yg ada di atas masing2 tag. Setelah quantity dijumlah dgn benar, tag diserahkan ke kelompok 2.
#StockOpname
57. Kelompok 2 terdiri dr bbrp orang data entry yg memasukan angka2 quantity yg ada di atas tag kembali ke dalam spreadsheet. #StockOpname
58. Bagimana prosedur penghitungannya? Mimin biasa bagi mjd 3 fase dgn jadwal waktu yg berbeda yaitu Persiapan Tahap I, II dan #StockOpname.
59. Fase-1. Persiapan Tahap I waktunya seminggu menjelang proses #StockOpname. Pesan TAG yg sdh ada nomor serinya sejumlah jenis barangnya.
60. Jika buku persediaan ada dalam suatu sistem (software), review data barang persediaan. Cari barang yg tanpa kode, (cont) #StockOpname
61. ..beri keterangan “Perlu Kode” pd field keterangan. Lalu printout. Di atas kertas printout beri stabilo dgn warna mencolok. #StockOpname
62. Serahkan printout tsb ke Kepala Gudang, minta agar barang yg ada tanda “Perlu Kode” diisi kode secepatnya. #StockOpname lalu ngapain?
63. Minta orang gudang menata barang persediaan agar dipack dan ditempatkan di rak sesuai jenis dan urutan kodenya. #StockOpname terus?
64. Siapkan sticker yg berisi tulisan “Jangan Dihitung” utk nanti ditempelkan di barang yg tidak diikutsertakan dlm #StockOpname. Contohnya?
65. Barang persediaan yg nilainya sudah dihapus (written off), barang persediaan titipan dari pelanggan (consignment), (cont) #StockOpname
66. Peralatan/tempat penyimpanan barang, peralatan kerja, supplies kantor. Lalu buat Team dan tentukan waktu serta lokasi #StockOpname.
67. Fase-2 Persiapan Tahap II waktunya sehari menjelang #StockOpname dilaksanakan. Beritahu semua team dan undang Internal Auditor jika ada.
68. Beritahu Kepala Gudang agar barang masuk mulai besok pagi-pagi harus dipisahkan dan diberi sticker “Jangan Dihitung”. #StockOpname
69. Beritahukan Kepala Gudang cc: Manager Marketing bahwa pengiriman barang dari gudang, tidak diperbolehkan selama proses #StockOpname.
70. Beritahu Kepala Gudang menginput semua transaksi persediaan per hari ini ke dalam sistem tanpa ada yang ketinggalan. #StockOpname
71. Karena kita Accounting akan printout data persediaan di akhir jam kerja hari ini. Setelah itu komputer gudang akan disegel. #StockOpname
72. Beritahu Kepala Gudang bahwa transaksi persediaan hanya boleh dilakukan paling lambat pukul 5 sore. Lalu masuk tahap akhir #StockOpname.
73. Fase 3 Perhitungan Fisik atau #StockOpname waktunya pagi hari. Periksa &pastikan semua transaksi persediaan kemarin sdh masuk ke sistem.
74. Kumpulkan semua team penghitung untuk di briefing. Berikan instruksi #StockOpname. Jika gudangnya cukup luas, perlu peta gudang.
75. Khusus utk menghitung barang yg ada di rak bagian atas, pastinya perlu forklift, tugaskan orang2 yg sudah berpengalaman. #StockOpname
76. Ketua team penghitung mengawasi jalannya #StockOpname. Jika ada anggota yg udah selesai di satu rak tugaskan utk segera ke rak lain.
77. Jika menemukan barang rusak/kadaluarsa, sisihkan barang tsb utk diletakkan di rak khusus dan isi tag dgn “Rusak/Kadaluarsa” #StockOpname
78. Serahkan tag kpd ketua team TAG. Selanjutnya ketua ini membagikan tag kpd masing2 anggota team penghitung utk diisi saat #StockOpname.
79. Utk setiap blok rak yg selesai dihitung, petugas penghitung mengembalikan tag yg telah diisi data #StockOpname kpd team tag utk di cek.
80. Kelompok 1 team input menjumlahkan setiap angka yg ada di tag terisi. Satu tag berisi satu total quantity dgn kode barang. #StockOpname
81. Kelompok 2 team input memasukan angka yg ada di masing2 tag ke dalam komputer (spreadsheet). Tag yg rusak/kadaluarsa (cont) #StockOpname
82. ..di isi keterangan yg sama saat meng-input ke dalam komputer. Kalo udah diinput semua kemudian disortir per kode barang. #StockOpname
83. Hasilnya bandingkan dgn data asli di sistem. Jika ada variance (perbedaan), maka bicarakan dgn ketua team penghitung. #StockOpname
84. Di akhir proses akan terlihat apakah data persediaan di sistem sama atau tidak dgn data hasil #StockOpname. Jika stelah dilakukan (cont)
85. ..penghitungan ulang variance masih tetap ada, itu artinya ada barang hilang atau data persediaan selama ini tidak akurat. #StockOpname
86. Data variance akhir (stelah dilakukan perhitungan ulang), barang rusak &kadaluarsa, diserahkan ke Kepala Gudang utk di ttd. #StockOpname
87. Serahkan semua data #StockOpname ke Controller utk minta approval dan instruksi lebih lanjut mengenai variance, barang rusak/kadaluarsa.
88. Apakah dibuatkan inventory adjustment? Apakah barang rusak dan kedaluarsa di write-off? Atasan yg harus memutuskan hal itu. #StockOpname
89. Demikianlah tweeps, penjelasan gamblang dari Mimin yg pernah berpengalaman waktu di KAP jadi Observer #StockOpname di perusahaan dagang.
90. Foto waktu Mimin #StockOpname semen dikantor sekarang. Beda, case khusus nih! *selesai http://t.co/JqEyqwQl
Komentar Terbaru